Servizio Segreteria - Comune di Traversetolo

L'attività del servizio segreteria è finalizzata da un lato alla redazione degli atti amministrativi collegiali (sedute di Giuntae Consiglio Comunale) e alla raccolta e tenuta degli atti monocratici (determine), nonché delle Ordinanze, dei Provvedimenti del Sindaco e delle Commissioni Consiliari e dall'altro alla redazione dei contratti e convenzioni dell'Ente.

Si è aggiunta di recente anche la raccolta ed autentica delle firme per le proposte di legge di iniziativa popolare e deireferendum.

Oltre alla redazione degli atti amministrativi l’attività gestionale si concretizza in:

• attività di coordinamento, integrazione e consulenza, anche materiale, ai diversi uffici della struttura comunale, sia sugli atti collegiali e monocratici sia per quanto attiene l'attività contrattuale;
• l'attività relativa alla tenuta dei rapporti con gli organi politici, nel senso di collaborazione e trasmissione della documentazione relativi ai ruoli da loro ricoperti. 

Con la nascita dell'Unione Pedemontana è di recente iniziata l'attività di supporto, collegamento ed informazione fra gliorgani di tale ente sovra-comunale (consiglio e giunta) ed i consiglieri ed il Sindaco del nostro Comune.

1) ATTIVITA' DELIBERATIVA E REGOLAMENTARE 

Per quanto riguarda gli atti collegiali:

• l'aggiornamento del software in dotazione, inserimento allegati vari, correzioni ecc.
• modifiche ed integrazioni dei vari atti che si rendono eventualmente necessarie
• raccolta delle proposte in arrivo
• redazione degli odg relativi alle sedute dei due organi
• convocazione degli stessi
• redazione dei verbali di consiglio comunale con sovente "sbobinature" degli interventi
• redazione degli atti di Giunta e Consiglio Comunale
• pubblicazione degli stessi, comunicazioni all'Albo e ai Capi gruppo, esecutività degli atti stessi
• fotocopie e copie autenticate degli atti collegiali
• informazione e predisposizione copie per i consiglieri comunali 
   

Per quanto riguarda gli atti monocratici:

• Tenuta e raccolte determine, ordinanze e provvedimenti sindacali con tenuta relativi registri
• fotocopie, predisposizione copie ed eventuale autentica degli stessi
• Predispozione proposte di delibere e determine di competenza dell'ufficio segreteria, contratti, affari generali 

Per quanto riguarda l'attività regolamentare:

• raccolta e tenuta, pubblicazione, aggiornamento degli atti Regolamentari dell'Ente, invio al sito Internet, loro copie. 

2) ATTIVITA' CONTRATTUALE DELL'ENTE

• consulenze, controllo e partecipazione alle procedure di affidamento dei servizi e forniture dell'Ente (stesura bandi,pubblicazioni, partecipazioni commissioni di gara, inserimento bandi sul SITAR e invio Sito informatico, richiesta DURCper gli affidamenti di servizi e forniture ecc.;
• redazione contratti in forma pubblica, scrittura privata o scrittura privata autenticata e assistenza alla stipula- redazione convenzioni varie
• richiesta certificati necessarie per addivenire alla stipula di contratti e convenzioni- repertoriazione e tenuta del repertorio dei contratti
• registrazione dei contratti in forma pubblica o quando la legge lo esiga copie dei contratti e convenzioni con invio alle parti interessate
• svincolo cauzioni presentate
• registrazioni annuali dei contratti (locazioni ) che lo richiedono
• registrazione sentenze giudiziali
• adempimenti straordinari relativi all'entrata in vigore dell'art.29 del D.Legs. 81/08 (integrazione contrattiesistenti) ed adeguamento normativo dei nuovi contratti.